Política de privacidad y tratamiento de datos

1. Responsable del tratamiento

One Hundred Company es responsable del tratamiento de los datos personales de las personas que usan la aplicación. Canal de atención para consultas y reclamos: team@onehundredcompany.com.

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015.

2. Cuándo somos encargados y no responsables

Los datos de los clientes y proveedores que tu empresa registra en la aplicación son de tu empresa: ella es la responsable de su tratamiento y One Hundred Company actúa como encargado. Los tratamos solo para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones de tu empresa, con las medidas de seguridad de esta política y sin usarlos para fines propios.

Tu empresa debe contar con la autorización de esas personas y atender sus consultas y reclamos. Si recibimos una solicitud de uno de esos titulares, la remitiremos a tu empresa.

3. Qué datos tratamos

De quienes usan la aplicación: nombre, correo, contraseña cifrada, permiso dentro de la empresa, fecha del último ingreso, la constancia de aceptación de estos documentos (fecha, versión, dirección IP y navegador) y lo que hacen dentro de la aplicación.

De la empresa: nombre, identificación tributaria, datos de contacto, plan, pagos y su información financiera, sus terceros y sus facturas.

Al reportar un pago: el valor, la fecha y el comprobante que adjuntas, que se envía por correo a nuestro equipo y no se guarda en la aplicación.

No pedimos datos sensibles ni datos de menores de edad. La aplicación no está dirigida a menores. Te pedimos no registrar ese tipo de datos.

4. Para qué los usamos

Para crear y administrar tu cuenta; prestar el servicio; enviarte avisos sobre tu cuenta, tu prueba y tu suscripción; cobrar el servicio; atender tus solicitudes; enviar, por cuenta de tu empresa, los recordatorios de cobro que ella configura; prevenir fraudes y proteger la aplicación; mejorar el servicio con información agregada que no te identifica; y cumplir obligaciones legales y órdenes de autoridad.

No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad de terceros. Solo te enviaremos información comercial nuestra si lo autorizas, y podrás retirarte en cualquier momento.

5. Autorización

Al marcar la casilla de aceptación autorizas de manera previa, expresa e informada el tratamiento de tus datos para las finalidades de esta política. Guardamos prueba de esa autorización.

6. Con quién los compartimos y dónde están

Con proveedores que nos ayudan a operar la aplicación y que actúan como encargados: alojamiento y base de datos, envío de correos y lectura automática de facturas. Están obligados a proteger los datos y a usarlos solo para prestarnos ese servicio.

Algunos de esos proveedores están fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos. Al aceptar esta política autorizas esa transmisión y transferencia internacional de datos.

Cuando tú conectas un asistente de inteligencia artificial, ese asistente y su proveedor reciben la información que consulta. Esa conexión la decides y la controlas tú, y se rige por la política de privacidad de ese proveedor.

También compartimos datos cuando una autoridad competente lo exige conforme a la ley, y con quien adquiera o continúe la operación del servicio, que quedará obligado por esta política.

7. Almacenamiento en tu navegador

La aplicación usa una cookie necesaria para mantener tu sesión y guarda en tu navegador preferencias como el modo claro u oscuro y los avisos que ya cerraste. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

8. Tus derechos

Como titular puedes: conocer, actualizar y rectificar tus datos; pedir prueba de la autorización; ser informado sobre el uso que les hemos dado; revocar la autorización o pedir que se eliminen cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos; acceder gratis a tus datos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez hayas agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

9. Cómo ejercer tus derechos

Escribe a team@onehundredcompany.com desde el correo de tu cuenta, o acreditando tu identidad, indicando qué solicitas y los datos a los que se refiere.

Consultas: respondemos en máximo diez días hábiles desde que la recibimos. Si no es posible, te lo informaremos y responderemos en máximo cinco días hábiles más.

Reclamos: si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco días siguientes; si pasan dos meses sin que lo completes, se entiende que desististe. Respondemos en máximo quince días hábiles desde el día siguiente a recibirlo completo. Si no es posible, te lo informaremos y responderemos en máximo ocho días hábiles más.

10. Seguridad

Las contraseñas y los tokens se guardan cifrados, el acceso va por conexión segura, cada cuenta ve solo lo que su permiso le deja ver, y el acceso de nuestro equipo a la información es restringido. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, te avisaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio como exige la norma.

11. Cuánto tiempo los conservamos

Mientras la cuenta esté activa y, después, por el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias o para atender reclamaciones. Al terminar la relación, la información de la empresa se puede exportar durante noventa días y después se elimina, salvo lo que debamos conservar por ley. La constancia de aceptación de estos documentos se conserva como prueba.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha que aparece al inicio de este documento. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas.

Si la política cambia de forma sustancial, te avisaremos y la aplicación te pedirá aceptarla de nuevo antes de seguir usándola.